记录植物标本干燥后观察不到的鉴别特征及其生长环境。要求记录准确、简要、完整。标本野外采集记录的内容应大致包括以下各项(表1)。
基本记录:产地(包括国家、省、县、乡和经纬度),生境(植被类型和土壤类型等)、海拔 ,习性,采集人及采集号,日期(年,月,日)。
完整记录:除上述基本记录内容外,还应记载植物干制后易失去的特征,如花颜色、形状、气味等,加上生态因子(岩石,土壤Ph值等),土名, 用途和其他附属项目(如标本份数,是否有活株,细胞学材料,DNA材料等)。认真填写野外记录各数据项。要填足基本数据项,包括海拔和经纬度等,切忌用"同上"之类省略写法,以免丢失数据,并用铅笔或永久炭素水笔登记。
在野外采集时,就要给标本编上采集号,也可把标本带回室内再做编号。编号可写成号牌挂在标本上,也可以直接写在夹有标本的报纸上,但要注意别让内部标本脱落。无论那种方式,均要确认号牌上的采集人及采集号与标本野外采集记录中的记载一致。
采集号以人名和有效数字共同组成,每一采集号应是某个采集人的独立流水号,应从1开始连续采集。以年份的编码或以采集地的编码可能对某一采集人有用,但这种编号易被其他植物学家在引证标本时所误解。
对于那些已切开的植物,要用标签明确标明各部分的相互关系和顺序。原则上同一植株上的标本编一号,当一份标本较大,分割成多段后,每段也要给予辅助编号,采用从基部向上部的次序编号,若1286号的分为3段,分别是1286a,1286b,1286c。